Qu’il s’agisse du premier choix ou du renouvellement d’un logiciel de paie, c’est toujours un exercice qui exige de la méthode. L’établissement de chaque bulletin de paie, tout comme la préparation et l’envoi de déclarations sociales correctes et dans les temps requièrent de la rigueur et de la technicité.
Nous vous proposons une liste de 10 points clés à passer en revue afin de retenir le meilleur logiciel de paie pour votre organisation.
Sommaire
1. Qualité de la veille juridique
2. Hébergement : serveur local ou cloud ?
3. Collecte des variables de paie et calcul de la paie
4. La gestion du déclaratif : la DSN
5. Transfert des écritures comptables
6. Des tableaux de bord pour piloter
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1. Qualité de la veille juridique
Avant de regarder les fonctionnalités, choisir un logiciel de paie c’est opter un éditeur qui garantit une veille juridique régulière par des experts. Et ce pour vous garantir des bulletins de salaire et des déclaratifs justes, qui respectent le droit social et les spécificités de votre convention collective.Quelle est la fiabilité et la notoriété de l’éditeur ? Elle dépend notamment pour le domaine social, de sa capacité à opérer une excellente veille juridique et à adapter en permanence le logiciel aux évolutions législatives ou réglementaires.
Comment se font les mises à jour ? Sont-elles automatiques ou devez-vous les faire vous-même, avec le risque d’erreur que cela implique ? Avec quelle réactivité ces mises à jour sont-elles faites une fois que la loi est adoptée ?
2. Hébergement : serveur local ou cloud ?
Désormais, les entreprises ont le choix en matière d’hébergement et d’infogérance. Le cloud devient très prégnant, vu les avantages indéniables qu’il comporte.
Logiciels de paie hébergés sur un serveur local
Ces applications s'installent localement sur les ordinateurs et les serveurs se situent dans l’entreprise. C’est la seule solution technique qui existait avant l’apparition des logiciels en mode cloud. En général, dans ce cas, les utilisateurs achètent les licences de ces logiciels et paient un abonnement pour leur maintenance. Le changement de version de l'application de paie ne s'effectue pas systématiquement gratuitement. Le service RH qui souhaite remplacer l'outil doit prendre en compte le laps de temps écoulé depuis l’achat de la dernière solution, au vu de l’investissement réalisé.
Logiciel de paie avec hébergement cloud : une solution, y compris en PME et TPE
Le cloud est le diminutif de cloud computing soit en français l’informatique en nuage. Ce terme désigne le fait d’utiliser un réseau de serveurs distants et reliés entre eux, pour des applications et des données. C’est le système opposé à une organisation informatique physique en local. Généralement, les logiciels hébergés sur le cloud fonctionnent en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire que l’entreprise n’achète pas de licence, mais paie un abonnement. La gestion de la paie sur le cloud est désormais accessible pour toutes les entreprises, y compris les PME et TPE.
3. Collecte des variables de paie et calcul de la paie
Un des maîtres mots désormais en paie comme en informatique en général, c’est l’automatisation. Ce type de processus apporte des gains de temps et aussi de la sécurisation pour la saisie des données qui servent à établir les fiches de paie.
Collecte des variables de paie : un enjeu essentiel
Analysez bien ce que proposent les meilleurs logiciels du marché pour collecter les variables de paie, y compris en TPE et PME.
Plus vous parvenez à faire renseigner les données au plus près du terrain et des employés, plus vous optimisez le travail de préparation de la paie. En effet, 80 % du temps passé à établir un bulletin de salaire correspond à la collecte de ces informations.
Calcul automatique des bulletins : un gain de temps
C’est encore une des fonctionnalités à examiner de près afin de détecter le meilleur logiciel pour la gestion des salaires et déclarations sociales. Un outil qui calcule automatiquement les bulletins, de manière groupée ou individualisée, réduit significativement le temps de traitement de la paie.
4. La gestion du déclaratif : la DSN
DSN périodique ou DSN signalement d’évènement, cette déclaration obligatoire revêt beaucoup d’importance dans les services RH. C’est donc essentiel de choisir des outils de paie en conformité avec les exigences de la déclaration sociale nominative.
Le logiciel génère et dépose-t-il automatiquement la DSN, sur la plateforme de la MSA ? Fournit il directement un compte rendu métier, pour confirmer que le dépôt est bien validé ou qu’il est nécessaire d’apporter des corrections ?
5. Transfert des écritures comptables
L’automatisation concerne également l’interface des écritures de paie dans le logiciel comptable. D’une part, c’est évidemment un gain de temps. D’autre part, c’est aussi l’assurance d’une meilleure qualité de l’information, ou du moins qui exige moins de contrôle. Les entreprises qui disposent d’une comptabilité analytique détaillée pour leurs charges de personnel gagnent en fiabilité des données avec un tel interface.
6. Des tableaux de bord pour piloter
Les meilleurs logiciels de paie ne se contentent pas de la gestion des salaires, bulletins et déclarations sociales. Ils comportent aussi des outils de reporting et d’analyse des données de paie. Passez en revue ce que proposent les solutions que vous envisagez d’adopter afin de vous assurer qu’ils couvrent également ces fonctionnalités.
Le logiciel propose-t-il un tableau de bord afin de piloter la masse salariale et de disposer d’une synthèse de vos cotisations et charges ? Pouvez vous éditer facilement votre livre de paie, l’état des absences ou le suivi des heures supplémentaires ?
7. La gestion RH
En fonction de vos besoins, vous pouvez aussi privilégier pour votre service RH, un logiciel de paie qui couvre les autres domaines de votre activité. Ainsi, vous concentrez dans le même outil, les modules utiles à la gestion des ressources humaines au sens large :
- Rédaction et archivage des contrats de travail ;
- Gestion de l’affichage obligatoire;
- Partage des plannings ;
- Gestion des entretiens annuels ;
- Suivi des formations ;
- Suivi des notes de frais
Le logiciel vous permet-il de stocker les informations des employés dans un seul endroit ? En quelques clics, vous disposez de toutes les données concernant un salarié.
Pouvez-vous partager des informations en ligne avec les employés ? Comme les plannings ou les feuilles de pointage. C’est aussi un moyen idéal pour améliorer aussi la relation et le lien avec chaque salarié, à l’heure où la motivation et la fidélisation s’avèrent essentielles, notamment au vu des difficultés de recrutement.
8. Distribution des bulletins : papier ou digitale ?
La plupart des logiciels de paie suivent la tendance administrative de ces dernières années : la dématérialisation des documents, contrats et surtout bulletins de salaire. Le coffre-fort électronique fait partie des fonctionnalités incontournables, même s’il reste optionnel pour chaque salarié.
Le fait d’adopter une telle gestion dématérialisée rend plus fluides les traitements, manipulations et recherches d’informations. Ce processus vous fait gagner du temps mais aussi de l’argent, et ce avec la mise à disposition de chaque fiche de paie comparativement au papier (édition, classement, mise sous pli et affranchissement). N’oublions pas que la suppression du papier constitue une démarche louable au regard de l’environnement.
Avec ce type d’outils, l’employeur offre aux employés un service d’archivage sécurisé et gratuit afin de conserver les bulletins en ligne durant toute leur carrière, même au-delà. Le coffre-fort électronique reste accessible en cas de changement d’entreprise. C’est un service qui emporte l’adhésion des jeunes employés notamment.
Votre logiciel vous apporte-t-il une alternative, en envoyant une version papier, si l’un de vos salariés refuse le bulletin dématérialisé ? Ou devrez-vous le faire vous-même ? Que se passe t il si l’un de vos salariés quitte l’entreprise ? aura-t-il toujours accès à son coffre-fort électronique ?
9. Prix du logiciel de paie
Le choix d’une solution de paie dépend aussi des prix proposés par les éditeurs pour leurs différents logiciels. L’examen du coût de chaque outil pour la gestion de la paie et des RH doit toutefois se compléter par celui des services offerts en quantité et en qualité. Prenez garde aux éventuels coûts cachés, au-delà du prix par bulletin de salaire annoncé. Que se passe-t-il lors de l’ajout de salariés ? Et en cas de nouvelles entreprises au sein d’un groupe par exemple ?
Examinez aussi l’engagement de l’éditeur, notamment sa durée. Beaucoup d'outils en mode SaaS fonctionnent désormais sans aucun engagement. Y a-t-il la possibilité de résilier l’abonnement à tout moment ? La facturation est-elle en fonction du nombre de salariés ou de bulletins produits ? Quel est le coût de la formation ? ou du support ?
10. Accompagnement et support
Au-delà du logiciel, la clef est surtout l’accompagnement humain. Voici une liste de questions à se poser :
- Comment s’opère l’accompagnement pour passer de votre ancien à votre nouveau logiciel ?
- Comment et par qui est réalisée la formation au démarrage ?
- Pouvez-vous joindre le support par téléphone, tchat, quels sont les heures d’ouverture du service ?
- Quelle est la rapidité et la qualité de la réponse apportée ?
- Pouvez-vous accéder à un conseiller qui connaît votre entreprise ou votre secteur d’activité ?
- En cas de mise à jour des fonctionnalités, quel est le niveau d’appui fourni aux utilisateurs ?
Avec cette check-list de points à analyser, vous voilà paré pour choisir le meilleur logiciel pour la gestion de la paie de votre entreprise. Visez des objectifs comme le confort et la sérénité d’utilisation, la réduction des erreurs, l’automatisation.
ISAPAYE vous aide dans ces démarches ainsi que dans la gestion de l’humain. Envie d’échanger avec notre équipe ? Prenez rendez-vous en ligne !
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