Vous pratiquez la vente directe ? La réglementation est claire, dès que l'activité est assujettie à la TVA, il faut soit un brouillard de caisse plus un livre de caisse soit être équipé d'une caisse enregistreuse et de ses matériels connexes : afficheur client, balance de pesée, terminal de paiement…
L’usage de ces équipements est encadré par des obligations réglementaires.
Les connaissez vous ?
Sommaire :
Vous avez un point de vente fixe, à la ferme, au caveau ? Vous allez vendre sur les marchés, les foires ou les salons ? Pour être dans les clous de la réglementation et en capacité de montrer patte blanche en cas de contrôle, votre équipement de paiement et d’encaissement (si vous en utilisez) doit être conforme à la réglementation. Faisons le point :
La caisse-enregistreuse : ce que dit la loi
D’un point de vue réglementaire, une caisse enregistreuse (aussi appelée “terminal point de vente” ou TPV) doit à minima assurer les fonctions suivantes :
• Calcul des montants,
• Impression des tickets de caisse et des relevés,
• Commande d’ouverture et de fermeture du tiroir-caisse.
Les dernières générations de caisse enregistreuse disposent d’une multitude de fonctionnalités, comme la possibilité d’exporter ses ventes vers un logiciel de comptabilité, créer des fichiers clients ou mettre à jour ses stocks en temps réel. La garantie d’une traçabilité parfaite.
Le logiciel de caisse
Afin de lutter contre la fraude à la TVA et la fraude fiscale, l’état a instauré en 2018 une nouvelle réglementation sur les logiciels de caisse , imposant aux fabricants de corriger des failles dans leur fonctionnement.
Si certaines entreprises sont exemptées de procéder à cette mise en conformité, les agriculteurs assujettis à la TVA (y compris au remboursement forfaitaire) doivent s’y soumettre s’ils enregistrent déjà les règlements de leurs clients via un logiciel de caisse.
Votre logiciel peut proposer une mise à jour, mais si ce n’est pas le cas, vous devez alors en changer. Dans l’un comme l’autre scénario, l’éditeur ou le vendeur du logiciel doit vous délivrer une certification NF 525 ou LNE. En cas de non-respect, l’amende peut aller jusqu’à 7 500 €, avec obligation de mise en conformité sous 60 jours.
Votre logiciel de caisse doit répondre à des critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. L’objectif de cette mesure est d’éviter que votre caisse ne soit considérée comme « frauduleuse », et vous permette par exemple :
- de réaliser un abandon de transaction sans saisir le règlement ;
- de modifier un ticket de caisse déjà encaissé ;
- de supprimer certaines lignes comptables, etc.
« Il faut veiller à choisir un logiciel de caisse intégrant la prise en compte systématique des évolutions règlementaires. Cela peut être pour se mettre en conformité avec la nouvelle législation comme pour anticiper de futurs changements. »
Bertille de Nacquard, cheffe de marché Isagri
Autre nouveauté, l’accès aux données de votre caisse enregistreuse doit être sécurisé par mot de passe. Si plusieurs personnes l’utilisent, créez des accès utilisateurs individuels pour garantir une traçabilité maximale en cas de contrôle.
Attention, aucun texte de loi n’oblige une entreprise à s’équiper d’un terminal point de vente ! L’obligation concerne la tenue de caisse. Rien n’empêche un producteur pratiquant la vente directe de tout noter de manière manuscrite dans un livre de caisse, en respectant cependant là aussi des règles précises : carnet aux pages numérotées, pas de blanc ni de rature, désignation des prix et produits vendus jour par jour, etc. Cependant, cette manière de procéder étant plus contraignante et sujette aux erreurs, beaucoup de producteurs s’équipent d’une caisse afin d’être sereins dans leur facturation.
L’imprimante ticket de caisse
Dès lors qu’un achat est supérieur ou égal à 25 €, tout vendeur est dans l’obligation légale de fournir au client, s’il le souhaite, un reçu, au format papier ou numérique, comportant les mentions suivantes :
- Nom et adresse de l’entreprise,
- Date et heure de l’encaissement,
- Numéro du ticket,
- Liste des articles achetés avec libellé, quantité et prix unitaire,
- Montant Hors Taxe,
- Taux de TVA,
- Réductions éventuelles,
- Montant TTC,
- Moyen de paiement utilisé.
Paramétrez votre TPV pour faire apparaître ces mentions à l’impression.
Depuis la loi antifraude de 2018, les logiciels de caisse ne permettent plus la suppression d’un reçu. Le numéro figurant sur celui-ci permet de garantir un suivi chronologique inaltérable des éditions.
Le terminal de paiement électronique (TPE)
Le TPE permet d’enregistrer un paiement par carte bancaire et / ou smartphone. Depuis la démocratisation du “sans contact”, il est devenu incontournable. Pour l’utiliser, vous devez avoir souscrit un contrat monétique auprès de votre banque.
Certains TPE portables ne peuvent pas imprimer de reçus. Il vous faudra alors saisir le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail de l'acheteur, qui recevra le justificatif par SMS ou mail.
L’afficheur client déporté
L’afficheur client connecté à la caisse enregistreuse est souvent négligé, mais il est obligatoire, y compris sur les marchés de plein air !
Tout commerçant est dans l’obligation d’afficher clairement ses prix lors de l’encaissement pour permettre au client de contrôler la tarification. Les fournisseurs d’équipements de caisse sont aussi dans l’obligation de le fournir avec chaque TPV vendu.
La balance de pesée
Une balance de pesée peut être indépendante ou connectée à la caisse enregistreuse. Cet équipement doit être certifié par un organisme agréé par la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE), qui est aussi chargé de la contrôler tous les deux ans sur le point de vente.
Une balance doit impérativement présenter une vignette verte (visible) en cours de validité. Cette vignette certifie que la balance est toujours en bon état de fonctionnement. Ne jamais utiliser de balance comportant une vignette rouge ou une vignette verte dépassée ! En cas de non-conformité, une contravention pénale de 450 € ou une amende administrative peut vous être infligée et votre balance saisie.
Ainsi, que ce soit la caisse enregistreuse ou le matériel connexe, les obligations de règlementation sont présentes constamment sur chacun de vos outils de ventes. Il faut donc bien veiller à toutes les respecter !
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