Vous lancez votre point de vente pour la toute première fois ou vous êtes peut-être déjà un commerçant expérimenté ? Quelle que soit votre situation, disposer de la bonne caisse enregistreuse est un incontournable pour votre réussite. Celle-ci, encore appelée « terminal point de vente » (TPV) est l'élément central de votre entreprise. Elle est bien plus qu'un simple système d’encaissement. Un bon terminal de point de vente peut simplifier vos opérations quotidiennes et vous fournir de précieuses données pour établir une stratégie commerciale éclairée.
Alors, du modèle premier prix au modèle dernière génération, comment s’orienter ? On vous dit tout dans cet article en 10 points-clés à examiner attentivement !
SOMMAIRE :
1- Les fonctionnalités essentielles pour votre caisse enregistreuse
2 - Un logiciel de caisse certifié
3- La facilité d’utilisation de votre terminal de vente
4- La qualité de la formation à la mise en place de votre caisse enregistreuse
5 - Les mises à jours règlementaires de votre logiciel de caisse
7 - L'envoi de données à d'autres logiciels professionnels
8- Les sauvegardes automatiques sur le cloud
La réglementation est claire, dès que l'activité est assujettie à la TVA, il faut soit un brouillard de caisse plus un livre de caisse soit une caisse enregistreuse. En insistant sur la complexité et la contrainte de la tenue des brouillards et livre de caisse on peut opposer la simplification apportée par la caisse enregistreuse.
1- Les fonctionnalités essentielles pour votre caisse enregistreuse
Les boulangeries, les boutiques à la ferme ou au caveau et les supermarchés utilisent tous des caisses enregistreuses différentes. Chaque commerçant en fonction de son activité a besoin d’un système différent. Par exemple, ce serait inadéquat d’investir beaucoup d’argent dans un terminal de vente et un logiciel de supermarché si vous ne faites pas autant de tickets par semaine. A l’inverse ce serait dommage d’opter pour un outil qui n’a pas toutes les fonctions que vous désirez.
Avant de commencer votre recherche, dressez une liste des fonctionnalités dont vous avez le plus besoin dans votre futur terminal point de vente. Voici quelques exemples parmi les fonctions plus demandées :
- Suivi du stock et des factures d’achat,
- Suivi de l’espèce et du fond de caisse,
- La mise en attente des tickets,
- Avoir un lien avec une balance pour les articles au poids,
- Une caisse enregistreuse avec un écran tactile pour une saisie rapide,
- L’envoi des tickets de caisse par e-mail (cf. Loi anti-gaspillage),
- Tableaux de bord pour suivre l’évolution des ventes,
- Un TPV dans un format portable pour pouvoir faire les marchés ou les salons,
- Des accessoires comme un pistolet code-barre ou un tiroir-caisse,
- Avoir plusieurs caisses en réseau.
2 - Un logiciel de caisse certifié
Légende : Logiciel de caisse pour TP'Vin
Depuis 2018, la loi de finances impose l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié et sécurisé. Cette disposition concerne uniquement les commerçants assujettis à la TVA qui enregistrent des paiements sans contact ou en espèces de clients. Elle a pour objectif de lutter contre les fraudes à la TVA et le blanchiment d’argent. Elle permet de mieux tracer les opérations, d’éviter les paiements en espèces non déclarés et les modifications ultérieures du résultat.
Les commerçants utilisant un logiciel de gestion de caisse non certifié s’exposent à une amende de 7500€, ainsi qu’à une obligation de mise en conformité sous 60 jours. Renseignez-vous bien auprès de votre fournisseur et demandez, si possible, à obtenir une attestation de conformité du logiciel.
3- La facilité d’utilisation de votre terminal de vente
Légende : Terminal de caisse ISAGRI Technology
Aucun commerçant n’a envie de perdre du temps et de l’argent sur une caisse professionnelle trop complexe d’utilisation. Il faut pouvoir utiliser son terminal point de vente au quotidien sans avoir besoin à chaque fois d’appeler le support ou de se référer au manuel. C’est d’autant plus important si vous avez des changements réguliers dans les personnes qui l’utilisent.
Par conséquent, n’achetez jamais une caisse enregistreuse sans avoir eu une démonstration du logiciel ! Ce point est essentiel à la productivité de votre point de vente en particulier pour une bonne expérience client qui développera la satisfaction.
4- La qualité de la formation à la mise en place de votre caisse enregistreuse
Une bonne utilisation quotidienne procède d’une bonne formation à l’outil. Une mauvaise formation initiale est souvent synonyme de frustration et de perte de productivité. Les formations sous forme de vidéo à la demande sont parfois insuffisantes pour bien prendre en main la caisse enregistreuse. La meilleure option reste quelqu’un qui se déplace chez vous. Ainsi votre installateur pourra :
- Faire l’installation matériel du terminal point de vente avec les branchements de tous les accessoires,
- Paramétrer le logiciel pour vous en vous guidant dans la création des articles,
- Vous expliquer en détail le fonctionnement du logiciel.
5 - Les mises à jour règlementaires de votre logiciel de caisse
La réglementation fiscale évolue constamment. Votre logiciel de caisse ne doit donc pas être figé. Il doit impérativement être mis à jour régulièrement par l’éditeur pour tenir compte des nouvelles lois.
Autre problématique importante : Le TPV saura-t-il s’adapter à la croissance de votre entreprise ? Aujourd’hui vous avez peut-être un seul point de vente avec 30 articles référencés. Mais le logiciel doit pouvoir vous suivre si vous ouvrez un deuxième point de vente et passez à 100 articles par exemple.
6 - La gestion des stocks
Comme le souligne hikeup.com, les inventaires conventionnels peuvent être chronophages et complexes. Ils le sont encore plus lorsque vous avez plusieurs points de vente ou de stockage. Heureusement, les systèmes de caisse peuvent simplifier considérablement cette tâche. Et en plus de la gestion de stocks, les très bons logiciels de gestion commerciale comme ISAFACT ou ISAVIGNE peuvent aussi :
- Gérer vos commandes d’achat ou de réapprovisionnement,
- Réaliser les factures vers vos fournisseurs et vers le système Chorus Pro (pour les collectivités locales),
- Créer un lien avec votre site marchand (si vous avez le logiciel de gestion commerciale complet).
Nous vous conseillons vivement de choisir un terminal point de vente avec de solides fonctions d’inventaire et d’approvisionnement.
7 - L'envoi de données à d'autres logiciels professionnels
Certains commerçants doivent ressaisir leurs données de ventes dans 2 ou 3 autres systèmes différents (logiciel de comptabilité, analyses de ventes, site marchand, etc.). Cette double ou triple saisie s’avère assez pénible sur le long terme. Avoir un système de caisse qui envoie des données à d’autres logiciels peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Par exemple, il peut faire le lien avec votre comptable pour simplifier vos déclarations TVA et vos clôtures d’exercice. Il peut également se connecter à votre site marchand pour y faire figurer automatiquement la liste des articles ainsi que les stocks.
8- Les sauvegardes automatiques sur le cloud
Un terminal point de vente contient des données importantes d’historique de ventes et parfois des données personnelles de clients (nom, adresse électronique, etc.). Si une panne se produisait, perdre ces données représenterait un grand problème ; par exemple, pour votre comptabilité ou pour votre animation clientèle.
Vous devez pouvoir facilement exporter les données de votre TPV vers un support externe comme une clé USB ou un disque dur externe. Cependant l’export manuel est susceptible d’être oublié. C’est pourquoi les commerçants recherchent en général des systèmes de caisse avec sauvegarde automatique sur le cloud, comme ISAFACT ou ISAVIGNE. Comme ça, plus d’oubli et pas de risque de perdre une des données en égarant votre clé USB.
9- Un support clientèle réactif
Même en achetant la plus performante des caisses enregistreuses, il se pourrait que vous ayez besoin de faire appel au support technique à certaines occasions. Cela pourra être le cas pour solliciter une aide à l’utilisation ou un dépannage. Les problèmes de terminal point de vente coûtent de l’argent et du temps. Parfois il est nécessaire de noter les opérations à la main pour les ressaisir dans l’outil une fois que celui-ci est réparé. Il vaut donc mieux qu’il le soit rapidement ! 
Optez de préférence pour un support réactif et disponible sur une large amplitude horaire. Chez ISAGRI, nous avons conscience de la haute importance d’avoir une caisse toujours opérationnelle. C’est pourquoi nous proposons un SAV (Service Après-Vente) joignable 6j/7, avec aide immédiate via la prise en main à distance du poste. Vous aurez également accès à du prêt de matériel sous 24H et une bibliothèque de tutoriels en vidéo.
10- La durée de vie du TPV
Les options de caisse à bas coût foisonnent sur le marché. Cependant, il vaut mieux investir une bonne fois dans du matériel professionnel qu’on utilisera 4 à 6 ans, plutôt que d’opter pour un système moins cher qu’on devra changer tous les deux ans. Ou pire, qui tombera régulièrement en panne.
Par exemple, une caisse enregistreuse tactile fonctionnant sous Windows sera toujours beaucoup plus durable et fiable qu’une simple tablette tactile Android ou iOS utilisée comme tel.
Acquérir une nouvelle caisse enregistreuse est un projet qui se prépare et se réfléchit mûrement. Le choix peut se faire sur recommandation d’un proche ou en faisant le tour de quelques fournisseurs. Dans tous les cas, le projet nécessitera de ne pas hésiter à investir pour avoir un matériel et un logiciel de qualité, ainsi que des services réactifs.
