Votre compta vous permet de suivre de près vos postes de charges et vous aide ainsi à garder sous contrôle la relation avec vos fournisseurs. « Grand-livre comptable » ou encore « Balance âgée des encours » : derrière ces noms parfois barbares se cachent, en effet, des mines d’infos à exploiter dans votre compta pour entretenir une relation saine et équilibrée avec vos fournisseurs.
Dans cet article, nous vous expliquons simplement où aller chercher les bonnes infos dans votre grand-livre et votre balance comptable pour bien connaître vos postes de dépenses, anticiper quel fournisseur payer à quelle date et pour éviter de payer des pénalités en cas de retard de paiement.
SOMMAIRE
- Décortiquez vos postes de charge grâce à votre grand livre comptable
- Suivez de près les échéances de vos factures d’achat grâce à la balance âgée des encours
- Automatisez le paiement de vos fournisseurs pour éviter pénalités de retard grâce à un logiciel de compta
- Automatisez le paiement de vos factures d'achat avec votre logiciel de compta
Décortiquez vos postes de charge grâce à votre grand livre comptable
Maîtriser la relation avec vos fournisseurs passe par une bonne connaissance de vos différents postes de charge. Votre compta regorge d’informations utiles et détaillées grâce au Grand Livre comptable.
Le Grand Livre comptable raconte les activités de votre exploitation sur une période donnée. Il vous est utile pour :
- Visualiser facilement les factures
- Retrouver le prix moyen d’achat d’un produit ou d’un service sur une période donnée
- Analyser vos postes de charge avec évolution par rapport à l’année précédente :
- Par nature : intrants, énergie, carburant, assurances, achat de pièces …
- Fournisseur par fournisseur.
Le bon réflexe est donc de consulter votre Grand Livre comptable avant tout rendez-vous avec le commercial d’un fournisseur. Vous aurez ainsi en tête des informations détaillées et précieuses avant de passer de nouvelles commandes :
- La nature des produits achetés
- Les prix moyens d’achat de l’année en cours et des années précédentes
- Les quantités achetées pour l’année en cours et pour les exercices précédents
- L’évolution de chaque poste de charge sur les 3 dernières années.
Suivez de près les échéances de vos factures d’achat grâce à la balance âgée des encours
Bien connaître quel fournisseur vous devez payer, à quelle date et pour quel montant présente 2 bénéfices :
- Vous y voyez clair sur l’argent qui va sortir dans les prochains mois
- Vous pouvez anticiper des demandes de décalage pour régler certaines de vos échéances fournisseurs, ce qui vous évitera de payer d’éventuelles pénalités pour retard de paiement.
Pour suivre de près l’argent qui va sortir dans les prochains mois, vous pouvez utiliser la balance âgée des encours depuis votre logiciel de comptabilité. C’est un tableau récapitulant toutes les factures d’achat que vous avez enregistrées dans votre compta et que vous n’avez pas encore payées.
Automatisez le paiement de vos fournisseurs pour éviter les pénalités de retard grâce à un logiciel de compta
Les délais de paiement
Au niveau des délais de paiement, on distingue :
- Le délai contractuel
- Le délai maximum
- Les délais dérogatoires
Le délai contractuel
C'est l'article L441-6 du Code de commerce qui encadre les délais applicables. En principe, lorsque le contrat est conclu entre deux professionnels, le délai limite de règlement est fixé à 30 jours. Le point de départ de ce délai est fixé à la date :
- de la réception des marchandises en cas de livraison
- de l'exécution de la prestation en cas de fourniture d'un service.
Toutefois, le contrat entre vous et vos fournisseurs peut tout à fait prévoir un délai inférieur ou supérieur à ce délai légal de 30 jours : ce délai doit dans tous les cas figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente.
Le délai maximum
Vous et votre fournisseur pouvez aussi décider d'un délai de paiement plus long que le délai légal de 30 jours. La loi prévoit dans ce cas que vous ne pouvez pas prévoir de délai supérieur à :
- 60 jours à compter de l'émission de la facture
- La fin du mois en cours une fois 45 jours passés la facture, ou 45 jours une fois passé le premier mois à l'émission de la facture, à la convenance des parties. Exemple : Pour une facture émise le 5 mars, le délai limite peut être soit le 30 avril (1er cas), soit le 14 avril (2nd cas).
Le choix entre les 60 jours ou les 45 jours est déterminé par les parties.
Les délais dérogatoires
Les délais de paiement entre professionnels sont donc réglementés. Cependant, des dérogations existent pour certains produits ou dans certains secteurs d'activité.
Les délais dérogatoires sont des échéances supplémentaires accordées à titre exceptionnel. Ces mesures peuvent être prévues dans des conventions interprofessionnelles.
À titre d’exemple, une échéance de 45 jours fin de mois ou de 60 jours suivant la date de l’édition de la facture est appliquée pour les achats des raisins ou moûts servant à la fabrication de vins ou de boissons alcoolisées. Ce délai peut être modifié par dérogation suivant des décisions interprofessionnelles.
Pour le secteur de l'agroéquipement, le délai de paiement est de 55 jours fin de mois à partir de la facturation pour les matériels d'entretien d'espaces verts et de 110 jours fin de mois à partir de la facturation pour les matériels agricoles (sauf tracteurs, matériels de transport et d'élevage) - livrés aux entreprises de distribution ou réparation.
Les pénalités de retard
Le délai de paiement entre professionnels est en réglementé. Le délai de paiement est fixé, par principe, au 30ème jour suivant la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Mais ce délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois) s'il est précisé au contrat. Des pénalités de retard sont prononcées s'il y a non-respect de ces délais.
Ce sont les conditions générales de vente (CGV) qui fixent les conditions d'application et le taux d'intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement. Il y a retard si le paiement intervient après la date mentionnée sur la facture. Le taux de pénalité en moyenne de 10% peut être inférieur, sans toutefois être en-deçà du taux minimal de 2,52 % (depuis le 1er juillet 2020) et s’applique sur le montant TTC de la facture.
Historique du taux directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE)
Automatisez le paiement de vos factures d'achat avec votre logiciel de compta
Le Château de la Négly est un domaine viticole, propriétaire récoltant.
Il travaille avec plus de 200 fournisseurs différents. Pour 80% d’entre eux, le mode de règlement utilisé est le chèque. Le paiement des fournisseurs est une tâche qui revient souvent et qui prend du temps : elle a été automatisée grâce au logiciel de comptabilité ISACOMPTA.
Sandrine, la comptable du domaine le confirme :
Ce résultat a pu être obtenu en automatisant :
- Le suivi des échéances par fournisseur et par mode de règlement
- Le remplissage des lettres chèques totalement personnalisées avec le logo de la société
- La génération et le dépôt en banque du fichier de virement pour les fournisseurs ayant opté pour ce moyen de paiement
- La rédaction et l’impression du courrier accompagnant le paiement de la facture
La compta c'est utile !
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