Vous envisagez de remplacer le bulletin de salaire format papier de vos salariés par son équivalent électronique. La digitalisation de votre gestion des salaires représente de nombreux atouts facilitant vos démarches et celles de votre chargé(e) de gestion des Ressources Humaines. Ce format n’est pas une nouveauté en France mais ne connaît pour le moment qu’un essor relatif par rapport à d’autres pays européens. Pour envisager sereinement cette transition digitale, il est nécessaire de bien connaître vos obligations légales et de comprendre l’intérêt de la démarche. Indispensable dans la mise en place du Bulletin de Salaire Électronique (BSE), le coffre-fort numérique simplifie le processus et en garantit la sécurité.
SOMMAIRE1.Digitaliser les fiches de paye de mon exploitation
2.Garantir la sécurité des données grâce au coffre-fort numérique
4.Comment ISAGRI peut vous aider dans la dématérialisation ?
3.Comment choisir le bon coffre-fort électronique pour mon exploitation ?
1. Digitaliser les fiches de paye de mon exploitation
Passer au Bulletin de Salaire Électronique consiste simplement à réaliser la fiche de paye de vos salariés en format PDF et à leur transmettre électroniquement. Finis l’impression papier, la mise sous-pli et l’envoi postal. Gain de temps en supprimant des tâches chronophages et répétitives, gain financier en supprimant les coûts liés au papier (de l’ordre de 1,5 € à 3 € par bulletin en fonction des entreprises). Le format numérique amorce une nouvelle relation de confiance entre le salarié et son employeur, qui met à sa disposition un moyen de sauvegarde de ses documents administratifs. C’est aussi une relation plus agile puisque le bulletin de salaire devient accessible depuis un simple smartphone à n’importe quel moment.
Le bulletin de paye dématérialisé contient les mêmes informations que le bulletin classique. Votre logiciel de paye vous assure du respect des mentions obligatoires en fonction de l’évolution de la règlementation, notamment avec le récent ajout du montant net social.
Quelles démarches préalables ?
La dématérialisation des bulletins de salaires est possible en France depuis la loi n°2009-526 du 12 mai 2009. En 2017, la loi El Khomri facilite encore son application en remplaçant le critère d’accord préalable par celui de refus formel du salarié lorsque l’employeur procède à la mise en place de fiches de paye numériques dans l’entreprise. Ainsi, si vous souhaitez mettre en place le Bulletin de Salaire Electronique (BSE) au sein de votre structure, votre seule obligation préalable est l’information des salariés un mois avant la mise en place de la fiche de paye dématérialisée (ou au moment de l’embauche). À tout moment, le collaborateur peut exprimer son choix de rester ou revenir au format papier. Vous aurez alors trois mois pour lui fournir son bulletin de salaire par courrier ou lui remettre en main propre.
Quelles sont mes obligations-employeurs avec le BSE ?
Votre responsabilité première en tant qu’employeur ayant recours au BSE sera de garantir la sécurité des données. Cela signifie que la fiche de paye du salarié est conservée de manière :
- Inaltérable : les documents ne doivent pas pouvoir être modifiés
- Confidentielle : accessible uniquement pour le salarié et l’employeur grâce à des codes d’accès personnalisés
- Durable : vous avez l’obligation de conserver les documents soit pendant 50 ans après leur émission soit jusqu’aux 75 ans du salarié*
- Accessible depuis le compte personnel d’activité
Charge à vous de mettre en place les conditions nécessaires de stockage et d’accessibilité au sein de l’entreprise. Ces fonctionnalités peuvent être automatisées grâce à la liaison entre votre logiciel de paye et les services d’un coffre-fort numérique (CFN).
* En cas de cessation d’activité du prestataire de stockage ou de cessation d’activité de l’entreprise assurant elle-même le stockage, le salarié doit être informé de la fermeture de l’accès aux documents trois mois avant la date butoir afin de lui permettre de récupérer les documents stockés.
2. Garantir la sécurité des données grâce au coffre-fort numérique
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique (CFN) est un service en ligne d’archivage sécurisé des données sur une longue durée. L’accès est limité par des codes d’accès différents :
- pour l’employeur qui vient déposer les documents
- pour le salarié qui vient les consulter ou les télécharger
En matière de fiche de paye, la connexion entre votre SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) et votre CFN permet d’automatiser le transfert des différents documents en garantissant que ceux-ci ne soient ni interceptés ni modifiés. Vous pouvez aussi mettre à disposition de vos salariés d’autres documents les concernant tels que contrat de travail, contrat de prévoyance, contrat de mutuelle, etc.
Conformité RGPD et autres normes à respecter
Le coffre-fort numérique peut donc être utilisé pour la conservation de tout document important de l’entreprise, notamment ceux contenant des données personnelles, afin de vous aider à satisfaire vos obligations en matière de RGPD (Règlement Général de Protection des données).
Certaines normes s’imposent pour que votre CFN soit plus qu’un simple stockage électronique :
- la norme NF Z42-020 concerne notamment la garantie de l’intégrité des documents dans le temps, la certification AFNOR NF 203 atteste que le CFN répond à cette exigence ;
- la norme NF 42-025 relative au processus du coffre-fort numérique en matière de bulletins de paye ;
- la norme eIDAS assure l’interopérabilité du coffre-fort numérique avec d’autres plateformes partenaires, notamment celle du gouvernent pour le compte d’activité ;
- la certification ISO 27001, concerne l’entreprise-employeur. Le système mis en place doit garantir la sécurité des données contre la perte, le vol, la consultation ou la modification des données par un tiers non autorisé ;
- la norme NF Z42-026 assure que les documents papiers et numériques soient identiques après numérisation.
D’autres normes existent concernant le nécessaire cryptage des données ou l’archivage numérique, relatives notamment aux données de santé.
En savoir plus : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/comment-securiser-le
3. Comment choisir le bon coffre-fort électronique pour mon exploitation ?
Critères de sélection (et conseils pratiques)
Vu l’étendue du panel d’offres existantes, difficile de faire un choix. Quelques critères peuvent vous permettre d’identifier la solution de coffre-fort numérique qui vous convient :
- La simplicité de transfert depuis votre logiciel RH
Pensez d’abord à l’usage au quotidien. Votre responsable RH devra manier ce nouvel outil chaque jour ou presque. Il doit être adapté à son habilité digitale et ne doit pas présenter de difficultés majeures freinant ses missions. L’interopérabilité avec votre système de gestion RH, voire un système de CFN intégré à la solution, seront plus simples d’utilisation qu’un logiciel tiers inconnu de vos services. Le but : AUTOMATISER le plus de fonctionnalités possibles.
- L’ergonomie et la facilité d’utilisation pour le salarié
L’autre principal utilisateur sera le salarié. Ce dernier n’est pas forcément très à l’aise non plus avec les outils numériques. Si vous souhaitez définitivement supprimer le bulletin papier, il vous faudra proposer une solution attractive et facile d’accès. À quoi bon passer au bulletin de salaire dématérialisé, si la moitié de vos salariés n’adhère pas à la démarche ? À ce sujet, la réglementation stipule :
« Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paye émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé. »
Si votre prestataire emploie des termes trop techniques ou des formats de documents complexes pour vous prouver à quel point sa solution est performante, VIGILANCE ! Mieux vaut un outil simple et fonctionnel, qu’un gadget high-tech inutilisé.
- La liaison avec le Compte Personnel d’Activité
Le compte personnel d’activité, ou CPA, est un compte, ouvert pour chaque personne, qui contribue au droit à la qualification professionnelle et permet la reconnaissance de l'engagement citoyen. Le titulaire du CPA a droit à un accompagnement global et personnalisé destiné à l'aider à exercer ses droits pour la mise en œuvre de son projet professionnel. Assurez-vous que la connexion et le transfert des bulletins de salaire vers la plateforme gouvernementale peuvent être faits facilement. Aujourd’hui, une vingtaine d’opérateurs sont reconnus par le site https://www.moncompteformation.gouv.fr/
En savoir plus sur le CPA : Qu'est-ce que le compte personnel d'activité (CPA) dans le secteur privé ? | Service-public.fr
Les conseils pratiques :
- N’hésitez pas à demander des séances de démonstration voire une période d’essai aux prestataires de CFN que vous contactez.
- Essayez de jauger la solidité de l’entreprise prestataire. Votre engagement pourrait durer plus de 50 ans. L’idéal serait de ne pas avoir à changer de prestataire tous les six mois !
- Vérifiez l’ergonomie des plateformes sur plusieurs supports : ordinateur et smartphone. Ce conseil vaut d’ailleurs pour toutes vos applications numériques.
Comment ISAGRI peut vous aider dans la dématérialisation ?
Pour digitaliser vos fiches de paye et votre gestion RH en tant qu’employeur agricole, la solution la plus simple est d’utiliser un logiciel qui tienne compte des spécificités de votre branche d’activité. Pour le bulletin de paye de vos salariés agricoles, la transmission des informations auprès de la MSA est essentielle.
Le logiciel Isapaye a été conçu pour répondre à vos besoins spécifiques liés à la pratique agricole :
- Intégration automatique des mises à jour règlementaires de la MSA ;
- Gestion des contrats spécifiques : main-d’œuvre occasionnelle, salariés étrangers, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier ;
- Adaptation aux particularités de la convention collective ;
- Collecte des heures de travail effectuées.
Isapaye propose des modèles de fiches de paye qui peuvent être converties facilement au format numérique puis déposées dans un coffre-fort numérique. En effet, l’option Epaye est directement connectée au logiciel de solution RH. Si vous avez l’habitude d’utiliser Isapaye ou d’autres solutions digitales Isagri, la prise en main de l’option Epaye ne sera qu’une formalité.
Le Coffre-Fort Numérique Epaye utilise la technologie Cecurity com, garante du respect des normes imposées aux CFN. Solution parmi les plus reconnues du marché, elle est aussi interopérable avec le compte d’activité.
Isagri, c’est aussi tout un dispositif d’accompagnement à la mise en place de la dématérialisation du bulletin de salaire au sein de votre exploitation. De l’information préalable à la mise en pratique, chaque étape de votre transition numérique est facilitée grâce au suivi des équipes Isagri et aux nombreux supports d’aide à disposition.
Pour conclure, la dématérialisation implique une relation de confiance à chaque maillon de la chaîne. Choisir de bons outils numériques qui simplifient la vie, c’est laisser plus de place pour la relation humaine et des conditions de travail sereines. Qu’on se le dise, le numérique ne remplacera jamais l’humain, il doit simplement lui faciliter la tâche.
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