Le code fiscal permet de déduire le matériel informatique du résultat comptable, notamment grâce aux règles d'amortissement. Exactement comme un tracteur ou tout autre matériel nécessaire au fonctionnement de l’exploitation !
Chargé de développement agri-viti pour le cabinet d’expertise comptable COGEP, Charles Souillat détaille toutes les subtilités à connaître : montants déductibles, durées et taux d’amortissement, pièces à conserver… Passer ordinateurs, tablettes ou abonnements numériques divers en dépenses professionnelles n’aura plus de secrets pour vous.
Sommaire :
« On peut déduire toutes les charges afférentes à l’activité professionnelle de l’exploitation, y compris bien sûr le matériel informatique et les logiciels », affirme sans détours Charles Souillat, responsable de développement agricole et viticole en Bourgogne-Beaujolais pour la société COGEP. Créée il y a cinquante ans, l'entreprise est désormais le huitième cabinet d’expertise comptable de France.
Déduire ses équipements informatiques
Rappelons le, déduire ses dépenses professionnelles permet de diminuer son résultat comptable, donc de payer moins d’impôts. Alors pourquoi se priver de déclarer ce que vous a coûté votre ordinateur professionnel, vos logiciels et même l’abonnement au service de sauvegarde et de stockage de données dont vous vous acquittez chaque mois ? Exactement comme tout le reste de votre matériel professionnel.
Il existe cependant un certain nombre de règles à respecter, notamment celle relative au montant d’acquisition de vos équipements. « Certains seuils vont entraîner des conséquences comptables et fiscales différentes », pointe Charles Souillat. « Si votre matériel informatique vaut moins de 500 € HT, celui-ci peut être considéré comme une charge déductible l’année de l’achat. Si, en revanche, il coûte plus de 500€ HT, alors, c’est une immobilisation et la déductibilité de cette charge sera donc étalée sur la durée d’amortissement (3 ans).»
Explications : Dans le cas d'un ordinateur à plus de 500€, c'est une immobilisation qui s'amortira sur trois ans. On va alors générer une dotation aux amortissements qui va constituer une charge dans le compte de résultat sur cette durée. Cela signifie qu'on considère que la durée de vie de ce matériel est de trois ans et qu'à cette date il faudra le renouveler et on provisionne un rachat en conséquence. Donc oui, c'est pareil qu'une charge entièrement déductible l'année N. Sauf que la déduction est ventilée sur plusieurs années.
"C'est un choix personnel, parce que ça revient au même d'un point de vue fiscal, mais tant qu'à acheter un ordinateur, on peut choisir un matériel plus performant et plus cher. Autant y mettre un peu le prix, et en plus aller au-delà de 500€, car cela permet de faire appel à un crédit pour le financer.En dessous de 500€, les solutions de crédit sont rarement possibles. Si on tient vraiment à passer cela en charge déductible l'année de l'achat, il faut bien veiller à ce qu'apparaissent sur la facture tous les éléments : la souris, le clavier, l'écran, etc. Cela peut (dans le cas d'un PC fixe) ramener le prix de l'unité centrale à 500€ et à ce moment-là c'est possible de la déduire tout de suite."
Passer des frais en charges ou en amortissements comptable
Une tablette tactile achetée 450€ HT sera ainsi entièrement déductible au titre des frais réels. Pour un ordinateur puissant dont le prix dépasse 500€, la durée d’amortissement est de trois ans. « C’est le plan comptable général qui détermine les règles d’amortissement, reprend l’expert. L’article 39 du code général des impôts fixe les durées d’usage du matériel informatique. Les deux sont généralement alignées, même si rien n’interdit d’opter pour une durée de 2 ou 5 ans en fonction de l’usage du matériel. »
La règle est valable pour le matériel neuf comme pour l’occasion. Petit conseil, quand vous achetez du matériel informatique et que le détail de la facture mentionne « une souris, un clavier, une imprimante, un écran », tout ce qui est inférieur à 500€ HT, à l’unité, peut passer directement en charge. N’oubliez pas, même une simple clé USB peut se déclarer à partir du moment où elle est utilisée dans le cadre professionnel.
Déduire l’ordinateur, les logiciels professionnels et tous les services numériques grâce à l'immobilisation
Les logiciels dont la valeur est supérieure à 500€ HT sont considérés comme des immobilisations. Avant 2017, le prix d’achat des logiciels professionnels était amortissable sur douze mois. Depuis, ils peuvent s’amortir au même rythme que le matériel informatique, sur trois ans.
Bon à savoir : Les frais de réparation, de maintenance, d’entretien de vos équipements informatiques professionnels sont également déductibles. Idem pour tous les abonnements type antivirus, cloud, outils d’aide à la décision (OAD) payant et autres, qui sont considérés comme autant de services achetés et venant en charge l’année N de la dépense.
Exemple pour l'achat d'un ordinateur à 700€ HT et d'une suite bureautique à 180€ HT :
« Dans ce cas, il s’agit d’un amortissement linéaire, explique Charles Souillat. On amortit tous les mois la même somme, 33,33 % chaque année. Lorsqu’un matériel informatique est neuf (et uniquement quand il est neuf) vous avez la possibilité de faire un amortissement dégressif. On amortira 41,67 % la première année.Dans l’exemple évoqué, on serait ainsi à 24€ d’amortissement par mois la première année au lieu de 19€ en amortissement linéaire. Ce ne sont pas des sommes énormes comme pour un tracteur, du matériel de chai ou une salle de traite pour lesquels ce choix permet vraiment d’optimiser son revenu, mais ce qui est pris au démarrage en supplément d’amortissement… vous ne l’avez plus à la fin ! »
Conserver la facture pour la transmettre au comptable
Évidemment vous devez utiliser cet équipement pour les besoins et dans le cadre de l’exploitation. « Si vous faites un usage en partie personnel de votre ordinateur, ce qui en pratique est assez rare, on considère qu’il y a un usage privé à travers un avantage en nature dans la comptabilité, reprend le comptable. On fait fréquemment des frais mixtes sur l’eau ou le téléphone, mais rarement sur le matériel informatique. »
Côté pratique, il suffit de donner la facture d’achat à son comptable qui la classera en charge déductible ou en immobilisation et l’amortira en fonction du montant. Quelle durée de conservation des preuves d’achats ? Elles doivent être conservées au minimum trois ans plus l’année en cours, en cas de contrôle fiscal. Il est de toute façon conseillé de garder les factures tant que le bien n’est pas amorti. En plus du format papier, le format numérique est désormais permis.
Y a-t-il un avantage fiscal à louer son ordinateur ? L’avis de la COGEP
« Compte tenu des montants d’achat d’un micro-ordinateur et des logiciels généralement utilisés dans l’agriculture, avoir recours à la location plutôt qu’à l’achat fait peu de différence. Les durées de crédit-bail sont généralement les mêmes que pour un amortissement classique, et il y a peu d’offres avec option d’achat. Avec ce système, en revanche, on n’avance pas la TVA totale. Celle-ci est payée à mesure des loyers, ce qui rend le coût plus supportable dans la durée. Mais, fiscalement, le montant du loyer n’est ni plus ni moins qu’une charge à déduire.Il s’agit davantage de réfléchir à la gestion de son parc informatique. Le vrai problème, c’est l’obsolescence, puis la panne. Là, on peut perdre beaucoup de temps et d’argent. Le fait d’être en location permet de bénéficier en permanence de matériel fiable et performant. Aujourd’hui la disponibilité des composants est un vrai problème. Cela donne donc de la visibilité au fournisseur qui peut ainsi anticiper les besoins de renouvellement. »
Par exemple, Charles nous explique : dans le cas où vous achetez un PC à 800€ avec un contrat de services à 300€, quelle différence ça fait avec une location à 60€ / mois ? 800€ + un contrat service annuel à 300€ = 27€ par mois étalé sur trois ans (hors coûts des intérêts) quand l'achat est financé par un crédit-bail (ce qui permet de lisser l'achat pour préserver la trésorerie). C'est plus intéressant que louer un PC à 60€ par mois mais on subira le vieillissement du matériel. Fiscalement, ça ne présente pas tellement d'intérêt sauf que dans le cas d'une location on n'a pas d'avance de TVA à faire. Quels que soient les montants, c'est déductible.
« Encore une fois, c'est un choix personnel : pour moi, la location est une bonne solution pour avoir toujours du matériel performant. »
Quand et comment déduire des impôts l'équipement informatique de votre entreprise ? Passez vos frais en charges ou amortissements comptables et déduisez vos ordinateurs, vos logiciels professionnels ainsi que tous les services numériques associés. Attention cependant à bien conserver et transmettre toutes les factures à votre comptable. Vous connaissez maintenant tous les secrets pour passer votre matériel informatique en dépenses professionnelles.
