Télétravail : Les meilleurs outils pour collaborer à distance

Ecrit par Antoine POULAIN
le 25 févr. 2021

13 minutes de lecture

Depuis le début de la crise sanitaire, nombreux sont celles et ceux qui ont dû se mettre au télétravail. Les agriculteurs ne sont souvent pas concernés, mais les personnes avec lesquelles ils travaillent peuvent l’être. Par exemple, leurs fournisseurs et conseillers, etc. Outre le cadre professionnel, la sphère personnelle est elle aussi impactée. De nouvelles méthodes de travail ainsi que de nouveaux modes de communication ont dû être trouvés. Heureusement, de nos jours, les outils ne manquent pas pour collaborer, échanger, ou tout simplement pour garder le contact.

SOMMAIRE :

Les meilleurs outils pour visioconférence : se parler et se voir à distance

Les meilleurs outils pour partager ses documents

Un outil pour partager son écran : s’aider et mieux se comprendre à distance

Et bien d'autres outils à découvrir

Quelles sont les solutions disponibles aujourd’hui pour travailler à distance et garder le lien avec sa sphère professionnelle, voire personnelle ? Les outils de communication à distance présentés dans cet article sont gratuits (ou du moins, proposent au moins une version gratuite de leurs services). Pour la plupart de ces plateformes collaboratives, la création d’un compte est nécessaire. Mais pas de panique, toutes les étapes sont détaillées et certains outils fonctionnent même sans que vous ayez besoin de vous identifier.

Les meilleurs outils pour visioconférence : se parler et se voir à distance

Si vous souhaitez organiser une visioconférence, voici ci-dessous trois outils que nous vous recommandons pour réaliser vos réunions virtuelles : Skype, Zoom, et Google Meet. Bien que ces outils soient globalement similaires, chacun d’entre eux possède ses propres caractéristiques.

	Skype : outil incontournable de la visioconférence, vous en avez déjà forcément entendu parler. Gratuit et facile d’utilisation, Skype dispose d’une version en ligne, accessible directement depuis votre navigateur (actuellement pris en charge sur Microsoft Edge ou Google Chrome). Vous pouvez aussi l’installer sur votre ordinateur ou télécharger l’application pour profiter de ses fonctionnalités depuis votre Smartphone. Pas d’inscription nécessaire, ni de téléchargement, vos appels peuvent durer jusqu’à 24h et peuvent réunir 100 personnes en simultané. Vous pouvez également enregistrer votre session pour la visionner plus tard, flouter votre arrière-plan et partager votre écran. En bref, Skype est un des outils les plus pratiques pour réaliser des visioconférences !
	Zoom : pour utiliser cette plateforme collaborative, il sera nécessaire d'installer l'application sur votre ordinateur ou sur votre téléphone. En revanche, la création de compte n'est pas obligatoire. Seule la personne qui organise la visioconférence devra créer un compte. Quant aux participants, ils n’auront qu’à rejoindre la réunion virtuelle en cliquant sur le lien qui leur sera envoyé. Même si vous n'utilisez que la version gratuite de Zoom, vous disposerez d’une multitude de fonctionnalités. En effet, vous pouvez rassembler jusqu’à 100 participants pour des sessions de 40 minutes maximum, et comme sur Skype, vous pouvez enregistrer l’écran, partager du contenu, utiliser des arrière-plans virtuels et petit bonus : vous pourrez prendre des notes de manière intelligente.
	Google Meet : voici un autre outil à découvrir ! Vous connaissez tous Google qui propose une multitude de services en ligne. Mais connaissez-vous son application Meet qui permet d’organiser des visioconférences ? Google Meet est accessible depuis votre navigateur. Si vous souhaitez organiser une réunion, il vous faut posséder un compte Google (c’est à dire une adresse Gmail). Si vous n’en avez pas, vous pouvez en créer un gratuitement. Pour rejoindre une réunion, seul le code fourni par l’organisateur vous sera demandé. Comme pour les applications citées précédemment, Google Meet permet de regrouper jusqu’à 100 participants simultanément et dispose d’un grand nombre de fonctionnalités. Le petit plus avec Google, c’est que vous disposez d’un accès direct à ses autres fonctionnalités telles que le tableau blanc pour écrire à plusieurs en même temps.

	SKYPE	ZOOM	GOOGLE MEET
Version gratuite	Oui	Oui	Oui
Création de compte obligatoire	Non	Non (sauf pour l'organisateur)	Oui, compte Gmail obligatoire pour l'organisateur
Durée maximum de l'appel	24 h	40 min	Illimité
Nombre maximum de personnes dans la réunion	100	100	100
Partage de contenu	Oui	Oui	Oui
Enregistrement d'écran	Oui	Oui	Oui
Bonus	Possibilité de flouter l'arrière-plan	Prise de notes intelligente	Accès direct aux autres outils Google

Tableau comparatif des outils pour organiser une visioconférence

Besoin d'un support performant pour ces outils de télétravail ?

Les meilleurs outils pour partager ses documents

Lorsque l’on est en télétravail, partager ses documents virtuellement est souvent indispensable. Ainsi, nous vous invitons à découvrir certains outils tels que Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et Wetransfer, qui vous permettront d’échanger tous types de fichiers avec vos collaborateurs.

	Microsoft One Drive : cet outil permet de partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs et de travailler de manière collaborative. Plus besoin d’enregistrer votre fichier ni de le déposer sur une clé USB. Avec cet outil, vous pouvez créer un fichier sur un ordinateur et le modifier depuis tout autre appareil, il s’enregistre automatiquement. Si vous partagez vos fichiers avec d’autres personnes, vous pourrez également avoir accès à toutes les modifications effectuées par des tiers. Et tout comme pour ses concurrents, une application pour Smartphone est disponible pour accéder à tout moment à vos documents partagés. Pour utiliser ce service, un compte Microsoft est indispensable.
	Google Drive : c’est la version Google de Microsoft One Drive. Ce service, proposé par Google Drive, s’avère être un outil extrêmement pratique lorsque vous êtes plusieurs à travailler sur les mêmes documents. Cela permet d’avoir un accès direct à ce que votre collègue est en train de noter et également d’éviter les problèmes liés à la création de différentes versions. Grâce à Google Drive, vous pouvez modifier le fichier à plusieurs en même temps. Chacun possède son petit curseur coloré visible pour tous les utilisateurs à qui le fichier est partagé. Couplé à une solution de visioconférence citée ci-dessus, vous voilà paré pour organiser vos réunions à distance ! Pensez à créer un compte Google si vous n’en avez pas, il vous sera demandé pour valider votre accès.
	Dropbox : cet outil de travail collaboratif est accessible en ligne ou via une application dédiée qui peut être installée sur votre ordinateur. Il permet lui aussi de partager des fichiers, des photos et d’autres documents. Depuis peu, Dropbox a enrichi son offre en proposant tout un écosystème pour la gestion de projets (gestion des tâches avec priorité, calendrier…). Pour utiliser Dropbox, un compte vous sera également demandé.

WeTransfer : WeTransfer n’est pas un outil de travail collaboratif, mais une solution d’envoi ponctuel de fichiers volumineux. Il vous suffit de vous rendre sur le site , de télécharger votre fichier et de renseigner l’e-mail du destinataire. Un lien l’invitant à télécharger le fichier envoyé lui sera transmis par e-mail. Si vous voulez envoyer des fichiers très volumineux, pensez à WeTransfer, car les fichiers trop lourds ne peuvent pas être envoyés via un e-mail classique. Et pour utiliser WeTransfer, pas besoin de compte !

	MICROSOFT ONE DRIVE	GOOGLE DRIVE	DROPBOX	WETRANSFER
Fonctionnalité	Partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs	Partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs	Partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs	Partager des documents volumineux qui ne peuvent pas être envoyés par mail
Version gratuite	Oui	Oui	Oui	Oui
Espace disponible gratuitement	5 Go	15 Go	2 Go	2 Go
Création de compte	Oui, compte Microsoft indispensable	Oui, compte Google (adresse Gmail) indispensable	Oui, création d'un compte Dropbox indispensable	Adresses e-mail de l'expéditeur et du destinataire requises
Application mobile disponible	Oui	Oui	Oui	Non
Modifications des collaborateurs visibles en temps réel	Oui	Oui	Oui	Non

Tableau comparatif des outils pour partager des documents

Un outil pour partager son écran : s’aider et mieux se comprendre à distance

Si vous souhaitez partager votre écran avec d’autres collaborateurs, vous pouvez utiliser TeamViewer. Cet outil vous permettra de prendre à distance le contrôle d’un autre ordinateur, à condition évidement, que son utilisateur soit d’accord. Cela peut s’avérer pratique pour venir en aide à un collègue qui n’arrive pas à réaliser certaines tâches par exemple.

Et bien d'autres outils à découvrir

Tous les éléments cités précédemment correspondent à une liste non-exhaustive d’outils utiles pour le travail à distance. Certains ont profité du contexte et de la généralisation du travail à distance pour se diversifier, s’enrichir et proposer de nouveaux services. Ils ont donc tous vocation à permettre aux utilisateurs de bien vivre le télétravail.

Il existe bien sûr beaucoup d’autres services tels que Microsoft Teams, Discord ou encore Slack. Ces logiciels sont plutôt destinés à des entreprises avec des travailleurs de bureau, mais rien ne vous empêche de vous y intéresser et de les tester !

Pour terminer, même s’il est vrai que devoir créer un compte peut rebuter, il faut admettre que cela permet parfois d’accéder à diverses fonctionnalités. Un compte Google, par exemple, permet d’utiliser gratuitement une solution de stockage de documents en ligne et de travail collaboratif, une application de visioconférence, un calendrier partagé… Plutôt pratique lorsque vous êtes amené à travailler à distance !