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Factures électroniques : on n'arrête pas la dématérialisation !

Dematerialisation-des-factures
Mélanie Champeau
Ecrit par Mélanie Champeau
le 7 juil. 2021
6 minutes de lecture

La facturation électronique est désormais obligatoire pour toute relation commerciale avec le secteur public. Opérationnelle sur le portail Chorus Pro depuis 2018, cette facturation dématérialisée, en format Factur-X, est obligatoire pour les entreprises de toutes tailles depuis 2020. Cette obligation s'étendra progressivement au secteur privé, entre 2023 et 2025.

 

1 million d'entreprises, 140 000 entités publiques et près de 100 millions de factures par an… Telle est l'étendue du premier déploiement de l’obligation de dématérialisation des modèles de factures en format Factur-X. Ce format dit « mixte », est lisible aussi bien par l'Homme grâce au fichier PDF, que par la machine grâce au fichier XML. Cette dématérialisation s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA de la loi des finances. Dans le secteur agricole, de nombreux producteurs, liés aux collectivités locales ou territoriales, ont déjà dû s'adapter.

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Les avantages mis en avant par le législateur sont nombreux :

  • Le secteur public fait des économies,
  • Les fournisseurs simplifient leur démarche de facturation,
  • Le transfert de facture est plus fiable (pas de spam ou de courrier perdu),
  • L'interface numérique permet un suivi en temps réel des étapes de traitement,
  • L'efficacité du paiement et sa régularité sont mises en avant.

 

SOMMAIRE :

 

 

Traçabilité et suivi : des avantages reconnus


Les arguments sont nombreux en faveur de cette évolution. Sur le terrain agricole, sans parler d'engouement, les avantages du système sont visibles. Ainsi, sur cette exploitation maraichère du Maine et Loire*, Chorus Pro fait partie des habitudes, pour les livraisons au collège local et à d’autres acheteurs de la restauration collective. Les maraichers ont opté pour une solution pour facturer simplement : l'édition de PDF via leur logiciel de comptabilité, puis l'envoi via le portail Chorus Pro des factures numériques.

 

"Le transfert électronique remplace le mail ou le courrier. Passés les petits soucis de prise de repères, cela ne me prend pas plus de temps. L'utilisation de Chorus Pro n'a nécessité que très peu d’investissement. A mes yeux, le principal avantage est l'accès au suivi du traitement de sa facture, étape par étape."

 

Même son de cloche sur cette exploitation viticole et fruitière de la région d'Angers*. L'entreprise a récemment noué des liens commerciaux avec une mairie et le Département pour du vin et du jus de fruit. Ses responsables jugent le procédé pratique et performant :

 

"La plateforme est simple d'utilisation. Elle fournit une preuve de dépôt, qui permet d'engager un suivi du traitement de la facture. Le paiement intervient sous trois à quatre semaines. La saisie sous Chorus Pro n'est pas une perte de temps, comparé à l'envoi par la Poste ou par mail. L'articulation avec notre système informatique ne pose pas de problème. Je gère l'ensemble de mes facturations publiques et privées sur notre logiciel de gestion commerciale, avant de les éditer et de les envoyer, suivant les cas, sur Chorus Pro, par mail ou par la Poste."

 

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Chorus Pro et logiciel de gestion : quelle compatibilité ?

Pour le secteur agricole comme pour d'autres, cette articulation du portail Chorus Pro avec les systèmes de gestion d'une exploitation est un sujet important et d’actualité pour la gestion électronique des documents.

 

logo SCTLa société SCT Chaudronnerie dont le cœur de métier est la chaudronnerie tuyauterie et métallerie facture très régulièrement au secteur public (bailleurs sociaux, mairies…) explique Marjorie Caron, utilisatrice d’ISAFACT.

 

"Les factures sont de montants variables selon le type de travaux réalisés. Depuis début 2020, il faut déposer toutes les factures à destination des services publics sur le portail Chorus Pro. Cette nouvelle réglementation demande un important investissement horaire avec une charge de travail supplémentaire pour télécharger les documents, les enregistrer, les mettre sur le site… La société a fait le choix début 2021 de la liaison Chorus Pro reliée au logiciel de facturation ISAFACT."

 

Cette dernière permet de ne pas avoir à imprimer et télécharger les factures depuis son interface de gestion commerciale ISAFACT vers Chorus Pro mais exporter directement les factures.

 

"Avant je passais entre 1 et 2 minutes par facture pour les transférer sur Chorus Pro et maintenant plus que 5 secondes par facture. Cette connexion directe permet donc de gagner énormément de temps. Elle est pratique, rapide à mettre en place et simple d’utilisation depuis le logiciel ISAFACT."

 
"Avant je passais entre 1 et 2 minutes par facture pour les transférer sur Chorus Pro et maintenant plus que 5 secondes par facture."

 

 

Un autre exemple, une exploitation maraichère et horticole de Mayenne* constate toute la praticité et la bonne coordination de son logiciel de gestion avec Chorus Pro. Elle livre en direct une part de ses légumes aux collèges et aux acteurs locaux du secteur de la santé (Ehpad, hôpitaux).

Côté horticole, elle est en lien avec plusieurs municipalités. Avec près de 400 factures, tous secteurs confondus, éditées chaque année, l'usage d'une interface unique était plus que souhaitable, pour éviter un traitement différencié entre ces entités du secteur public et un gain de productivité !

 

"Nous avons opté pour un logiciel de gestion commerciale en lien avec Chorus Pro. C'est un bon investissement. Avant de prendre notre décision, j’ai étudié tous les bénéfices qu’on pouvait tirer du logiciel et j'ai été particulièrement vigilante sur la compatibilité avec l'interface Chorus Pro."

 

Nous explique la gérante. Une fois les fiches clients correctement renseignées, le logiciel de gestion suffit à orienter la facturation en version électronique, par simple sélection, vers Chorus Pro pour le public ou par e-mail pour le privé. 

* Les témoins interrogés ont souhaité garder leur anonymat.

 

Vous l’avez compris, il n’est plus possible d’adresser une facture papier ou PDF à une collectivité locale ou territoriale. Choisir la dématérialisation des factures s’avère donc d’autant plus opportune que se dessine, à l’horizon 2023, l’obligation de recourir à la facturation électronique entre professionnels aussi bien pour le public que pour le privé.

 

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Vous pouvez dès maintenant vous intéresser à l’avenir de votre logiciel en vérifiant s’il saura s’adapter à cette future obligation de gestion électronique des documents. Si votre logiciel présente toutes les garanties d’évolution, vous pouvez commencer à réfléchir aux conséquences de cette obligation sur votre organisation.

 

En effet, vous devrez collecter certaines informations sur vos clients, tel que le numéro SIRET, qui n'est actuellement pas indispensable, mais qui le deviendra avec cette nouvelle obligation, d’ici 2023 à 2025 (pour les PME et TPE). En revanche, si votre logiciel n’est plus mis à jour par son éditeur, il vous faut anticiper son remplacement sans oublier que votre facturation doit s’adapter aux différentes réglementations tout en restant rapide d’utilisation pour émettre simplement une facture.

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