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Comment gagner 10 minutes par jour avec votre ordinateur ?

Mettre de l'ordre dans ses fichiers
Jessie TCHONANG
Ecrit par Jessie TCHONANG
le 27 avr. 2022
9 minutes de lecture

Comptabilité, suivi parcellaire, suivi météorologique… En tant qu’agriculteur, une partie de votre activité est liée aux tâches informatiques. Et au champ comme au bureau, perdre du temps à cause d’un outil défaillant n’est pas ce que vous recherchez. En effet, nous savons que votre temps est précieux, que les journées ne sont pas à rallonge et que vous avez déjà plein de tâches programmées pour votre journée. Comprendre le fonctionnement d’un bureau d’ordinateur, bien organiser ses documents, sauvegarder ses données informatiques… Nous vous avons listé 4 bonnes pratiques pour gagner du temps devant votre PC.

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SOMMAIRE : 

 

Astuce n° 1 : Comprendre le fonctionnement d’un bureau, des dossiers et des fichiers

 

Le bureau est le point de départ de votre ordinateur. C’est l’endroit sur lequel vous retrouvez vos logiciels installés (exemple de logiciels Isagri) et vos nombreux fichiers. Comme un réel bureau de travail, votre bureau informatique est la première chose que vous allez voir en ouvrant votre PC. Ainsi, pour être plus efficace avec son ordinateur et ne pas perdre votre temps en vous perdant dans vos dossiers, il est important de bien ranger son bureau. Fini les fichiers qui trainent dans tous les sens ! Familiarisez-vous avec son fonctionnement et apprenez à mettre en ordre tous vos dossiers pour gagner en efficacité.


Les dossiers permettent de mettre en ordre ses fichiers. Pour bien les ranger, chacun possède sa propre méthode. Certains préfèrent classer leurs fichiers selon leur catégorie ou leur ancienneté tandis que d’autres préfèrent les trier en fonction de leur provenance. Peu importe la méthode choisie, le principal est que vous puissiez vous y retrouver facilement !

 

 

Astuce n°2 : Trouver la meilleure organisation pour ses documents

 

Il est important de trouver la méthode qui vous correspond pour trier les données informatiques qui se trouvent sur votre PC. Pour optimiser la gestion de votre temps de travail, ne laissez pas tous vos fichiers trainer sur votre bureau. Un dossier mal rangé est synonyme de perte de temps. En voici les raisons :

 

  • Si chaque fichier est éparpillé sur l’intégralité de votre écran d’ordinateur, vous aurez beaucoup plus de mal à les retrouver, notamment si une image est utilisée comme fond d’écran sur votre bureau. Imaginez que votre bureau de travail soit rempli de dossiers. S’ils ne sont pas triés, vous aurez du mal à vous y retrouver. De plus, n’oubliez pas que lorsque votre bureau est rempli, si vous continuez à enregistrer des dossiers, ces derniers ne seront plus visibles puisqu’ils se retrouveront dans des parties cachées de votre écran. Et là, vous pourrez chercher après pendant longtemps…

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Bureau d'ordinateur trié.

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Bureau d'ordinateur non trié.

  • Laissez trainer ses fichiers sur son bureau, c’est aussi prendre le risque de les supprimer par erreur ou de les faire glisser dans un autre dossier et ne plus savoir où ils se trouvent. Faites attention, lorsque vous supprimez par erreur un fichier trop volumineux, vous ne le retrouverez pas forcément dans la corbeille. Et si c’était un fichier important sur lequel vous avez déjà passé beaucoup de temps à travailler ? Catastrophe ! Vous pouvez tout recommencer…

  • Une autre raison pour laquelle il est important de ne pas laisser trainer tous vos dossiers sur votre bureau est que ces derniers alourdissent le chargement du bureau au démarrage de l’ordinateur. Lors de son démarrage, un ordinateur détecte tous les composants externes, c’est-à-dire tout ce qui branché en USB sur votre poste. Ainsi, si vous utilisez un disque dur externe ou une clé USB et qu’en parallèle, tous les fichiers qui trainent sur votre bureau sont volumineux, votre ordinateur risque de prendre beaucoup de temps à démarrer, ce qui vous fera perdre du temps, surtout si vous êtes pressé.
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Alors, pour gagner du temps et ne pas vous perdre dans tous vos fichiers, créez des dossiers ainsi que des sous-dossiers et classez-les par thème. Cela vous permettra d’avoir un bureau bien dégagé et de vous y retrouver plus facilement lorsque vous serez à la recherche de tel ou tel fichier.

Une fois que vos dossiers sont classés, il est désormais temps de les stocker dans un endroit précis. Cliquez sur le raccourci « ce PC » disponible sur votre bureau. Vous y trouverez un dossier déjà créé, intitulé « documents », dans lequel vous pourrez venir ranger tous vos dossiers et sous-dossiers.

Nos conseils :

  • Utilisez une nomenclature succincte pour vos dossiers. (Ex : Bilan vente directe – 0321).
  • Nommez-les par sujet (Bilan, relevé bancaire, suivi parcellaire), par date (JJ/MM/AA) etc.
  • Mettez en premier l’élément qui vous paraît le plus pertinent.
  • Utilisez des abréviations que vous avez l’habitude d’utiliser pour être sûr de les retrouver.
  • Si le nom de votre dossier possède déjà un élément important, inutile de préciser à nouveau cet élément dans la nomenclature de votre fichier (qui se trouvera dans ce dossier).

 

Pour les adeptes des fichiers sur le bureau :

Si vous avez l’habitude d’avoir vos fichiers sur votre bureau, pour ne pas alourdir votre PC lors de son démarrage, créez des raccourcis.

Lorsque vos fichiers sont répertoriés dans le dossier « documents » de votre ordinateur, vous pouvez faire un clic-droit à l’aide de votre souris et créer le raccourci pour que ce dossier soit disponible depuis votre bureau sans alourdir le démarrage de votre PC.

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Astuce n° 3 : Sauvegarder ses données sur différents supports 

 

Pensez à sauvegarder régulièrement vos fichiers. Cela vous évitera bien des angoisses si votre ordinateur décide un jour de ne plus coopérer. Pour effectuer les sauvegardes de vos données, vous pouvez utiliser différents supports tels qu’un disque dur externe, une clé USB ou encore une sauvegarde en ligne appelée « Cloud ». Voici ci-dessous, les avantages de chacun de ces supports de sauvegarde :
 
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Une clé USB possède une capacité de stockage allant de 512 Mo à 128 Go et est facilement transportable par sa petite taille. Vous pourrez en trouver dans de nombreux commerces, notamment dans les grandes surfaces.
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Un disque dur externe possède une plus grande capacité de stockage qu’une clé USB. En effet, vous pourrez trouver des disques durs avec une capacité de stockage allant de 250 Go à 6 To. Un peu plus grand que la clé USB, le disque dur reste, lui aussi, transportable où vous voulez. Son petit plus : vos fichiers seront copiés plus rapidement sur un disque dur externe que sur une clé USB.
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Le Cloud, quant à lui, permet de stocker en ligne vos dossiers mais devient payant à partir d’une capacité de stockage supérieure à 5 Go. En dessous, vous pouvez l’utilisez gratuitement. L’avantage du Cloud est que vos données, une fois enregistrées, seront accessibles depuis n’importe quel appareil connecté en réseau Internet ou Intranet : idéal si vous oubliez votre clé USB ou votre disque dur externe !

Avec le Cloud, vous pourrez également consulter vos données depuis votre Smartphone si vous êtes en déplacement par exemple. De plus, enregistrer vos fichiers sur le Cloud vous garantit une meilleure protection contre les risques naturels et les virus informatiques.

 

Astuce n°4 : Apprendre à retrouver facilement ses documents

 

Vous avez enregistré un document sans vous souvenir du nom que vous lui avez attribué et vous ne parvenez plus à le retrouver ? Voilà pourquoi il est important de bien ranger vos fichiers dans vos dossiers. Mais pas de panique, il existe des astuces pour le retrouver :

  • Si vous vous souvenez du nom que vous lui avez donné mais que vous ne vous souvenez plus de son emplacement, vous pouvez utiliser la recherche Windows pour le retrouver. Il suffit de taper dans la barre recherche le début du nom de votre fichier. Vous pourrez l’ouvrir directement et voir son emplacement sur votre PC.
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  • Si vous ne vous souvenez plus du nom que vous avez attribué à votre fichier mais que vous connaissez sa nature (fichier PDF, Word, JPG, PNG etc.), vous pouvez effectuer une recherche de fichier par nom ou extension dans son répertoire. Pour ce faire, tapez dans la barre de recherche « * + la nature de votre extension. Par exemple, si vous vous rappelez que le fichier que vous recherchez est un fichier PDF, tapez « *PDF » dans la barre de recherche et tous vos documents enregistrés sous ce format vont alors apparaître.


On récapitule ? 

 

Vous qui n’avez pas de temps à perdre face à votre écran, pensez à ranger régulièrement votre bureau d’ordinateur. Dès que vous êtes sur le point d’enregistrer un fichier ou une image, nommez-les de façon à les retrouver facilement si un jour vous êtes amené à les chercher. Rangez-les dans le bon dossier et sauvegardez ces dossiers régulièrement sur une clé USB, un disque dur externe ou en ligne grâce au Cloud.

En suivant ces conseils, plus question de s’énerver devant votre écran. Ce sont ces petites astuces de rangement qui, chaque jour, vous permettront de gagner 10 minutes !gagnez-du-temps

 

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