SOMMAIRE :
1. Une bonne gestion du domaine viticole
2. Un registre informatisé pour gagner du temps et sécuriser les données
3. Synchroniser les flux entre le chai et le bureau pour éviter les ressaisies
Connaître en temps réel ses disponibilités, autant en vrac qu’en vin conditionné, c’est d’abord maintenir de bonnes relations avec ses clients professionnels en étant capable de s’engager sur des volumes en temps réel.
Cette maîtrise de la chaîne logistique permet de répondre avec précision sur les livrables possibles à courtes ou plus longues échéances. Un bon contrôle des stocks est aussi un gage de sérieux auprès de l’administration, et notamment des douanes. L’envoi des déclarations obligatoires en temps et en heure, et sans erreur, diminue d’autant la probabilité d’un contrôle de leur part.
En visualisant facilement l’évolution de vos stocks, depuis le flux de production à la commercialisation, vous pourrez plus facilement déceler l’origine de certaines pertes, voire repérer une palette non facturée.
Bien gérer ses stocks, c’est avant tout un formidable gain de temps. Éviter les moments passés à corriger des chiffres ou à répéter des saisies à l’identique seront autant de temps gagné dans les vignes ou avec vos clients, deux activités qui vous sont, on le sait, bien plus plaisantes.
1. Une bonne gestion du domaine viticole
Optimiser son stock de vin
Le secret réside dans une bonne organisation sur toute la chaîne : dès la récolte, et jusqu’à la commercialisation. Pour cela, les documents doivent être tenus avec soin, et mis à jour dès que possible. C’est un exercice un peu fastidieux mais il est loin d’être une perte de temps. Pour l’optimiser, rien de tel que bien structurer les tâches à accomplir en cherchant à minimiser le temps pour les réaliser. Pour cela, mieux vaut privilégier un registre de cave unique. Multiplier les supports augmente les risques d’erreurs et peut faire perdre du temps.
Enfin, il est possible d’anticiper les différentes obligations administratives, demandées par votre interprofession ou par les douanes. Sachant que la Déclaration Récapitulative Mensuelle (DRM) doit être transmise le 10 de chaque mois, pourquoi ne pas prévoir un rappel dans son agenda pour éviter une panique de dernier moment, et s’épargner une connexion de dernière minute sur la plateforme de l’interprofession, lorsque celle-ci est saturée ? Quant à la Déclaration Annuelle d’Inventaire (DAI), il peut être astucieux de l’anticiper en faisant l’inventaire des pertes sur certains produits en cours d’année, afin de répartir cette charge de travail.
Choisir un bon outil de gestion des stocks
Les modifications de votre stock pourront être dues à :
- La récolte,
- Les achats de vins,
- Les achats de capsules,
- Une annulation de vente ou un retour de marchandise suite à un problème de livraison,
- Un retour de salon ou de foire.
Un bon outil doit pouvoir gérer toutes ces étapes. L'outil de gestion commerciale ISAVIGNE par exemple, s’adapte à votre métier de vigneron et vous permet de gagner du temps dans votre gestion de stocks.
2. Un registre informatisé pour gagner du temps et sécuriser les données
L’appui informatique vous fera également gagner du temps. Face à ces différents défis, la solution de plus en plus préconisée par les interprofessions et syndicats est l’utilisation d’un outil informatique de gestion des stocks. ISAGRI propose le logiciel ISACUVE. Ce dernier s’occupe de la traçabilité au chai, en enregistrant tous les mouvements dans votre cave : entrées et sorties, de la récolte au conditionnement, en passant par les enrichissements et les approvisionnements en matière sèche. À chaque fois que vous saisissez une opération, le logiciel effectue lui-même la mise à jour de l’ensemble des stocks. Exemple : après un assemblage ou une mise en bouteille, ISACUVE calcule en temps réel vos volumes de vrac disponibles. Un gain de temps, ainsi qu’une sécurité supplémentaire vis-à-vis de l’administration.
3. Synchroniser les flux entre le chai et le bureau pour éviter les ressaisies
Un logiciel comme ISACUVE peut donc centraliser la tenue de vos stocks au chai. Pourquoi ne pas aller plus loin, et mettre en lien ces données avec le bureau ? En connectant ISACUVE à votre logiciel de gestion commerciale viticole ISAVIGNE, vos données concordent parfaitement depuis les cuves jusqu’aux ventes.
Vous gagnez ainsi en efficacité à plusieurs niveaux :
- En éditant automatiquement des déclarations destinées aux douanes. C’est le cas pour la DAI, mais également pour la DRM, le logiciel disposant de connexions avec votre interprofession. Idem pour les Documents d’Accompagnement Électroniques (DAE) : ISAVIGNE les envoie directement au format DTI+, ce qui évite de passer par le site Prodouane.
- En disposant de votre disponibilité produit fini en temps réel, par exemple, dans le cas d’un changement de millésime. Un atout dans la gestion des commandes et un gage de fiabilité pour vos clients. Ces derniers sont de plus en plus exigeants dans vos capacités à vous engager sur les volumes livrables et attendent des réponses rapides.
- La disponibilité produit en temps réel vous permettra également d’anticiper les mises en bouteille. Il vous sera alors plus facile d’optimiser vos achats de bouteilles mais également de gérer les stocks de matière sèche et de capsules au plus près de la réalité de vos besoins.
On espère vous avoir convaincu qu’une gestion de stock tenue régulièrement et minutieusement vous permet de gagner en professionnalisme vis-à-vis de vos clients ainsi qu’en efficacité ! Alors à vos stocks !
