La production de vins et son commerce sont strictement contrôlés par l’État pour des questions économiques et fiscales, mais aussi de qualité. La traçabilité est essentielle à toutes les étapes, depuis l’exploitation viticole jusqu’à la commercialisation.
Elle est notamment rendue possible grâce à la tenue rigoureuse de registres de cave, qui peuvent faire l’objet de contrôle par la DGDDI (Direction Générale des Douanes et Droits Indirects). Quelles sont mes obligations de tenue de registre ?
SOMMAIRE :
L’histoire et les savoir-faire de la vigne se sont écrits au fil des ans grâce aux registres de cave. Reflet des récoltes et des pratiques viticoles, c’est un outil précieux avant même d’être une obligation règlementaire. Il renseigne des usages et de leur mode de conservation, pouvant même devenir un passage de flambeau entre maîtres de chai.
Tous les récoltants, caves coopératives, négociants vinificateurs ou non ont l’obligation de tenir un registre vitivinicole. Il est aussi appelé registre de comptabilité matières pour la détention de raisins, moûts, vins, produits œnologiques et autres produits vitivinicoles.
Les mentions obligatoires sont dictées par le droit communautaire pour harmoniser les pratiques et contrôler la filière vin à l’échelle européenne : règlement (UE) 1308/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 et règlements (UE) 2018/273 et 2018/274 de la Commission du 11 décembre 2017.
Le registre doit mentionner les entrées et sorties des vins et produits viticoles, la détention des produits œnologiques et leur utilisation dans le cadre de pratiques œnologiques quelles qu’elles soient. Les informations contenues dans vos registres rassemblent les informations nécessaires à vos déclarations obligatoires : DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle), Déclaration de pratiques œnologiques.
Vos registres devront être présentés aux services des douanes en cas de contrôle sur l’exploitation ou en entrepôt. Ils doivent être conservés sur place et pour une durée de 5 ans après l’épuisement des produits concernés.
La tenue de ma comptabilité matières
La forme des registres est laissée à l’appréciation du producteur. En format papier, les feuillets fixes sont numérotés en continu et remplis chronologiquement à l’encre indélébile. La page de garde mentionne l’identité du producteur, l’adresse de l’établissement et le numéro d’enregistrement au CVI (Casier Viticole Informatisé).
La tenue des registres est largement facilitée par l’utilisation d’un logiciel de gestion de cuverie qui permet de centraliser toutes les informations nécessaires à la tenue des registres. Par exemple ISACUVE assure la traçabilité des différentes étapes dans le chai, depuis la vendange jusqu’à sa commercialisation.
Il s’associe facilement à un logiciel de gestion commerciale tel qu’ISAVIGNE qui assure la gestion des stocks ainsi que la gestion des documents d’accompagnement et automatise la saisie de votre DRM allant jusqu’à sa dématérialisation.
Il est toutefois déconseillé de vouloir tenir les deux versions (papier et informatique) du registre, ce qui serait source d’erreur et de perte de temps lors de la ressaisie.
Registres d’entrées et sorties
Pour les récoltants, le registre d’apport de vendange trace le raisin jusqu’à la première cuve de vinification, synonyme de l’entrée des vins dans le registre de cave.
Toutes les entrées sont inscrites au registre au plus tard le jour ouvrable qui suit la réception et doivent comporter :
- La désignation du produit conformément aux dispositions communautaires et nationales, notamment celles qui sont destinées à être mentionnées sur l’étiquetage final,
- Date et quantité concernée,
- La référence du document d’accompagnement,
- Les mentions précisées dans les accords interprofessionnels.
Les sorties concernent :
- Tous les vins expédiés, en suspension de droits ou acquittés
- Les sorties en vrac ou en bouteille pour la vente aux particuliers,
- Les pertes et produits non conformes,
- Les volumes destinés à la dégustation au caveau ou à la consommation personnelle ou familiale,
- Les échantillons envoyés à l’analyse.
Les sorties concernent également la valorisation des marcs et lies par un opérateur extérieur ou sur l’exploitation.
Découvrez un autre article de la série "les obligations réglementaires du vigneron" sur la réglementation autour de l'élimination des marcs et lies.
Les sorties faisant l’objet d’un document d’accompagnement doivent être mentionnées au plus tard le troisième jour ouvrable suivant celui de l’expédition. Les autres sorties peuvent être globalisées mensuellement sous réserve de la tenue d’un journal de vente détaillé.
Les pertes constatées sont à signaler immédiatement au service des douanes. Elles sont comptabilisées pendant ou à la clôture de l’exercice en les mentionnant dans votre Déclaration Annuelle d’Inventaire (DAI). Votre DAI clôture vos registres d’entrées et de sorties chaque année au 31 juillet.
Registre des opérations œnologiques
La détention des produits œnologiques et toutes les manipulations réalisées doivent figurer sur votre registre des opérations œnologiques :
- Enrichissement,
- Acidification / désacidification,
- Alcoolisation / désalcoolisation.
Les manipulations qui figurent dans votre comptabilité matières précisent la date, la nature et la quantité mise en œuvre, mais également la quantité de produit obtenue ainsi que sa dénomination précise, telle qu’elle figurera sur l’étiquetage final. Vous indiquez également les numéros de cuves concernées avant et après traitement.
L’enrichissement doit être inscrit au registre le jour même tandis que les autres opérations sont à reporter au plus tard le jour ouvrable suivant celui de l'opération. Le coupage est considéré comme une manipulation à mentionner dans votre registre de cave.
La tenue régulière et rigoureuse de votre registre de cave est essentielle au suivi de votre activité, avant même d’être utile à vos obligations déclaratives. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter le service des douanes de votre région.
Pour découvrir les autres obligations règlementaires de la filière viticole, découvrez notre livre blanc :
