Depuis 2009 il est possible de dématérialiser les bulletins de salaire de vos employés, mais ce n’est que depuis 2017 que la pratique se généralise. Découvrez comment passer au BSE ainsi que les avantages pour vous et vos salariés.
Sommaire :
Le Bulletin de Salaire Électronique (BSE) : c’est quoi ?
Témoignage de Nathalie, employeur MSA et utilisatrice d’ISAPAYE, qui a testé le BSE
Les bonnes raisons de se lancer dans le BSE pour vous, employeur, et pour vos salariés
Envie de passer au BSE : les règles à respecter
Le Bulletin de Salaire Électronique (BSE) : c’est quoi ?
Deux textes de loi se sont succédé :
- La Loi n°2009-526 du 12 mai 2009 a ouvert la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie. Mais, l’employeur devait alors collecter au préalable l’accord de ses salariés.
- Puis, en janvier 2017, la Loi El Khomri a inversé les rôles entre salarié et employeur. Désormais, c’est à votre salarié de s’opposer à la mise en place du BSE dans votre exploitation.
Pour dématérialiser vos fiches de paie sur l’exploitation, le principe est très simple : - vous élaborez d’abord vos fiches de paie, comme d’habitude, avec votre logiciel de paie,
- puis, vous les générez en format .PDF,
- enfin, vous déposez ces fiches de paie en format PDF dans un outil qui va gérer 3 actions :
- Le dépôt du bulletin pour chaque salarié dans un lieu de stockage sécurisé appelé coffre-fort numérique du salarié (CFN). Le salarié accède à ce coffre depuis son ordinateur, sa tablette ou son Smartphone connecté à internet.
- Le dépôt du bulletin pour chaque salarié sur son Compte Personnel d’Activité (CPA). En effet, le salarié doit aussi pouvoir consulter ses bulletins de paie électroniques depuis son CPA.
- Le dépôt du double des fiches de paie dans un lieu de stockage, qui vous est réservé à vous, employeur.
Comme vous venez de le lire, vous ne pouvez pas opter pour des fiches de paie électroniques, si vous ne les déposez pas dans un coffre-fort numérique. Le coffre-fort numérique est un service en ligne sécurisé qui permet d’archiver et de consulter des documents sensibles tels que : documents administratifs, factures, bulletins de paie, contrats, etc.
Déposer vos bulletins de salaire dans un coffre-fort numérique vous permet ainsi d’être en conformité avec le RGPD (Règlement Général de la Protection des Données).
Témoignage de Nathalie, employeur MSA et utilisatrice d’ISAPAYE, qui a testé le BSE
"Je suis passée au bulletin dématérialisé en janvier 2020. Concrètement, j’ai juste eu à compléter un PDF pour ouvrir un compte EPAYE avec Cecutiry, le “coffre-fort” proposé par ISAPAYE. L’équipe ISAPAYE m’a mis à disposition un courrier à l’attention de mes salariés, afin de valider avec eux le passage au mode Bulletin de salaire électronique. Ce courrier, transmis 1 mois avant la mise en place du service, comprenait un code d’accès pour qu’ils puissent à leur tour, créer leurs coffres-forts. 
Sur 7 salariés, un seul a refusé le passage au BSE. Mais de mon côté, ça n’est pas grave : je dépose, dans EPAYE, un seul fichier PDF contenant tous les bulletins de salaire et ensuite, c’est EPAYE qui lui édite et transmet son bulletin de salaire papier ! Les autres salariés sont avertis par mail qu’un nouveau document est disponible dans leur coffre-fort.
La manipulation ne demande pas beaucoup de temps et je pense que c’est vraiment pratique pour les salariés qui peuvent profiter du coffre-fort pour stocker d’autres documents importants."
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Nathalie Bélanger est co-gérante de l’entreprise Dam’Nature à Mazières les Metz (57) |
Les bonnes raisons de se lancer dans le BSE pour vous, employeur, et pour vos salariés
Pour vous, employeur de main-d’œuvre, le principal bénéfice est le gain de temps : jusqu’à 40% de temps gagné dans la diffusion de vos bulletins de paie chaque mois grâce aux BSE. Au-delà du gain de temps, les 3 autres bénéfices liés au Bulletin de Salaire Electronique sont :
- l’optimisation des coûts : démarche durable et économique grâce à la réduction des frais d’impression et d’affranchissement
- la fidélisation : adhésion forte par les jeunes salariés (accès via leur Smartphone, service de stockage sécurisé et gratuit financé par l’employeur)
- la sécurité des données : impossible d’intercepter une fiche de paie électronique, contrairement à une enveloppe papier (idem pour les risques d’incendie…)
Pour le salarié de votre exploitation, le principal bénéfice est de pouvoir stocker ses bulletins de paie, dans un coffre-fort personnel, gratuit, sécurisé, et accessible durant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans. Au-delà de cette sécurité, les 3 autres bénéfices du BSE pour votre salarié agricole sont :
- l’instantanéité : accès à ses bulletins de salaire (et autres documents qu’il aura déposés) à tout moment
- la pérennité du service : les bulletins de salaire sont accessibles même en cas de changement d’employeur
- l’authenticité garantie : un original du bulletin de salaire électronique est incontestable et opposable à tout organisme
En synthèse :
Envie de passer au BSE : les règles à respecter
L’article D3243-8 du Code du Travail définit les 2 règles que chaque employeur doit respecter lorsqu’il opte pour des bulletins de salaire électroniques :
- Règle N°1 : utiliser un lieu de stockage des fiches de paie appelé "coffre-fort" qui doit respecter 5 caractéristiques techniques.
- Règle N°2 : suivre un calendrier de communication auprès de ses salariés.
Utiliser un lieu de stockage des fiches de paie appelé "coffre- fort" qui respecte
5 critères techniques
Suivre un calendrier de communication auprès de ses salariés avant la mise en place du BSE dans l'exploitation
